WEB会議システムで業務を効率化に活用できる「IT導入補助金」申請、5段階の手順を解説

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WEB会議システム 導入 補助金

企業の中にはWEB会議システムを導入して業務の効率化をしていきたいとお考えの企業もいるのではないでしょうか?
WEB会議システムを導入することによって、わざわざ会議室に集まり会議を開くなどと、無駄な時間を使わずに業務の効率化が行えます。

しかし、実際にWEB会議システムの導入を検討していたとしても、気になる点は費用の面でしょう。

そんな時に使えるのがIT導入補助金です。

「IT導入補助金」は、「中小企業生産性革命推進事業」において交付される補助金となっています。
対象となるIT導入支援事業者から、自社にとって適当なITツールを選ぶことができ、ツール導入後に補助金が交付されます。2020年はまだ公募されていませんが、2019年の内容を参考にして、その方法を見ていきましょう。

そもそも、「IT導入補助金」とは

WEB会議システム 導入 補助金

幅広い業種の企業が、その生産性を向上させるのに役立つITツールを導入する経費を、国が補助する制度が「IT導入補助金」です。

現代社会では、様々な企業がその業種において、それぞれの事業内容に最適のITツールを導入し、業務の効率化を図っています。では業種によってどんなITツールが用意されているのでしょうか。

様々な業種が導入したITツールの例

・飲食業:原価管理のツールを導入し、仕入れ価格を削減
・学習業:顧客管理のツールを導入し、生徒の予約や出欠を管理を効率化
・ソフトウエア:クラウドシステムを導入し、受注発注業務の効率化
・宿泊業:予約ツールを導入し、宿泊客のデータを一元化
もちろん、WEB会議システムをはじめ、あらゆる業種において広く使われる、給与計算システムや会計管理システム等を導入することで、どんな企業も大幅な作業期間の短縮になっています。

補助金申請までの流れ

WEB会議システム 導入 補助金

補助金申請を代行してくれる会社もありますが、補助金が公募される場合は、明確な手順が公表されていますので、次回の公募に備えて今から準備をしておきましょう。

IT導入補助金の業の規資格の確認(事模や形態)

まず、自社の事業が「中小企業法」において、中小企業者もしくは小規模事業者にあてはまるかどうかを確認します。

【中小企業者】
①製造業・建設業・運輸業:資本金(※)3億円以下/従業員数(※)300人以下 いずれかを満たす
②卸売業:資本金(※)1億円以下/従業員数(※)100人以下 いずれかを満たす
③サービス業:資本金(※)5千万円以下/従業員数(※)100人以下 いずれかを満たす
④小売業:資本金(※)5千万円以下/従業員数(※)50人以下 いずれかを満たす
(※資本金:資本金の額又は出資の総額、従業員数:常時使用する従業員数)

【小規模事業者】
①製造業・建設業・運輸業:常時使用する従業員数が20人以下
②卸売業:常時使用する従業員数が5人以下
③サービス業:常時使用する従業員数が5人以下
④小売業:常時使用する従業員数が5人以下

上記の要件に該当した上で、自社の形態が以下の点に該当しないことを確認します。
・いわゆる「みなし大企業」(規模の面では中小企業に該当するが、実質的には大企業の支配下である会社)
・既にIT導入支援事業者に登録されている事業者
・経済産業省から補助金等指定措置または指名停止措置が講じられている事業者
・風俗営業、性風俗関連特殊営業、接客業務住宅営業を営む事業者(旅館業法に規定する規定する許可を受け、旅館業を営む事業者を除く)
・過去1年の間に、労働関係法令違反により総研処分を受けている事業者
・宗教法人
・法人格のない任意団体
・その他経済産業省および事務局が適切でないと判断する事業

IT導入補助金の業の規資格の確認(その他の条件)

自社が上記の要件に該当する事業であることを確認した上で、更に補助金申請には以下の要件が必要になります。

・日本国内で事業を行っている個人または法人である
・携帯電話を登録する
・ITツール導入による労働生産性の伸び率について、数値目標を作成する
・「SECURITY ACTION(※)」の★1つまたは★2つ宣言を行う
・指定された必要書類の提出を行う
・生産性についての情報を事務局に報告する

※:中小企業自らが、情報セキュリティの対策に取り組むことを宣言する制度。独立行政法人情報処理推進機構の規約に則り、手続きをする。

IT導入支援業者とのパートナーシップ

WEB会議システム 導入 補助金

上記の条件により、自社に補助金の申請資格があることを確認したのち、実際の申請には、IT導入補助金事務局に登録されている「IT導入支援事業者」とのパートナーシップを組む必要があります。「WEB会議システム」導入においては、このサービスを提供しているIT導入支援事業者を選択しましょう。

補助金申請者は、IT導入支援業者からITツールを購入し、補助金申請の相談や、ツールの運用についてのサポートを受けることができます。逆に言うと、指定されたIT導入支援事業者とパートナーシップを組み、そこで提供されるツールを利用しなければ、補助金は受けられません。

補助金の対象となるITツールを理解する

当然ですが、WEB会議システムや、その他ITツールを導入するにあたっては、その特性や内容を理解する必要があります。補助金が交付の対象となるITツールは、IT導入支援事業者があらかじめ事務局に登録しているツールのみになります。

WEB会議システムとは

WEB会議システム 導入 補助金

これまで、電話やメールで行っていた情報交換等に代わり、WEB会議システムのソフトウエアを導入することで、パソコン・タブレット・スマートフォンを利用して、音声と映像で情報を共有できるようになります。

出張による移動費が削減できたり、通勤が困難な社員の自宅と会社でやりとりができるなどの大きなメリットがあります。

ITツールの種類

補助金交付の対象となるITツールには、以下のものがあり、「WEB会議システム」は、汎用パッケージソフト⑩汎用に当たります。

【ソフトウエア】
■業務パッケージソフト
①顧客対応,販売支援 ②決済,債権債務,資金回収管理 ③調達,供給,在庫,物流 ④人材配置
⑤業務固有プロセス(実行系) ⑥業務固有プロセス(支援系) ⑦会計,財務,資産,経営
⑧総務,人事,給与,労務
■効率化パッケージソフト ⑨自動化,分析
■汎用パッケージソフト ⑩汎用

【オプション】
・機能拡張・データ連携ツール・セキュリティ製品・ホームページ関連費
【役務】
・導入コンサルティング・導入設定,マニュアル作成,導入研修・保守,サポート

A類型とB類型

WEB会議システム 導入 補助金

補助金には、A類型とB類型の2つの申請類型があるので、必要に応じてどちらかの型を選びます。

【A類型】:補助率1/2以内,補助額40万円以上150万円未満
ソフトウエア①~⑩の中から合計2以(そのうち①~⑧から最低1以上)のプロセスを導入
効果報告:導入から3年の間に各年1回ずつの簡単な報告が必要

【B類型】:補助率1/2以内,補助額150万円異常450万円未満
ソフトウエア①~⑩の中から合計5以(そのうち①~⑧から最低3以上)のプロセスを導入
効果報告:導入から5年の間に各年1回ずつの簡単な報告が必要

補助金交付の対象とならないITツール

以下のツール等は補助対象になりません。
・パソコン,タブレット等のハードウエア購入・独自のシステム開発・ソフトウエアの大幅なカスタマイズ・広告宣伝費・VRやARやデジタルな掲示板等のツール・ITツールのリース料金 等

補助金申請手続き

補助金を申請できる資格や、導入できるツールの内容を見てきましたが、ここからは実際手続きをする際の手順を見ていきましょう。(2019年の応募は既に終了していますが、2020年以降の応募の参考にしてください。)

①自社の業種や事業規模、経営課題に沿って、利用したいIT支援事業者とITツールを選定します。
IT導入支援事業者・ITツール検索

同時にSECURITY ACTIONの1つ星または2つ星セキュリティ対策自己宣言をします。

SECURITY ACTION

②IT導入支援事業者との商談を進め、交付申請の事業計画を策定します。
1.『申請マイページ』上で「経営診断ツール」を使用し経営診断。その後、交付申請に必要となる情報入力・書類添付を行う。
2.IT導入支援事業者にて、導入するITツール情報、事業計画値を入力。
3.『申請マイページ』上で入力内容の最終確認後、申請に対する宣誓を行い事務局へ提出。

③入力内容の最終確認後、申請に対する宣誓を行い事務局へ提出をし、申請完了となります

※補助金の交付決定前に契約・導入され発生した経費は補助対象となりません。必ず交付決定を受けた後に補助事業を開始してください。現時点でITツール導入を検討していても、補助金交付を検討しているならば、事前に契約やツールを購入してしまわないようにご注意ください。

④交付申請を完了し、事務局から「交付決定」を受けた後に、ITツールの発注等を行うことができます。

⑤補助事業の完了後、実際にITツールの発注・契約、納品、支払い等を行ったことが分かる証憑を提出します。
1.『申請マイページ』から事業実績報告に必要な情報及び証憑の添付を行い、事業実績報告を作成。
2.事業実績報告が作成された後、IT導入支援事業者が内容の確認及び必要情報の入力を行う。
3.IT導入支援事業者最終確認後、申請者は事務局に事業実績報告を提出する。

まとめ

WEB会議システム 導入 補助金

働き方改革が叫ばれる昨今、WEB会議システムを導入することで、時間や場所に縛られない業務の広がりが実現できます。補助金を利用することで、自分たちの事業に最適なITツールを精査して、的確に導入することまでセットで行うことができます。

2019年は、5月に一時公募、7月に二次公募が行われています。2020年の公募が開始されるまでに、自社の事業規模・内容と、自社に合うIT支援事業者を確認しておきましょう。

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